安心して使う載せる前に、ひと呼吸
公開情報でも、人の情報。自分の名刺と資料を気持ちよく渡すために。
スマメイは、自分で選んだプロフィールや連絡先、関連サイトを公開するためのサービスです。だからこそ、どの情報を載せるかを最初に考えることが大切です。「もうどこかで公開されているから何でも使える」「カードを渡した人しか見ない」とは限りません。便利さを減らさず使うために、公開前の小さな確認を習慣にしてみましょう。
自分が見せたい情報を選ぶ
名前や活動、公開用の連絡先から始めます。入力欄があるからといって、自宅住所、個人の電話番号、生活の詳しい情報まで埋める必要はありません。相手に何をしてほしいかを考えれば、必要な情報を選びやすくなります。問い合わせだけなら、公開用のメールやサイトで十分な場合もあります。
仕事の情報と個人の情報を一つに載せるときは、誰がページを読むかを考えます。会った相手から、別の人へリンクが送られる可能性もあります。名刺交換の場で口頭だけで伝えたい内容は、公開ページへ置く内容と分けましょう。少なく始め、必要なら後で加えることもできます。
公開は、相手限定ではない
公開したマイメイは、URLを知っている人が閲覧できます。カードを手渡した人だけに限定した秘密の場所ではありません。公開用に選んだ情報を載せ、特定の相手だけへ渡す資料は別に共有します。NFCという入口を使うことだけで、資料の閲覧制限が自動で付くわけではありません。
QRやリンクでも同じページへ案内できます。渡し方が違っても、公開範囲を別々に切り替える仕組みではありません。誰でも見てよい会社案内と、顧客ごとの見積もりは分ける。お店のメニューと、スタッフの個人的な連絡先は分ける。その区別が、分かりやすく安心して使う基本になります。
写真の背景も見る
顔写真やお店の写真を選んだら、主役だけでなく背景を見ます。他の人の顔、住所が分かるもの、会社の資料、画面の内容が写っていないか確認してください。自分を紹介するための写真に、別の人や会社の内部情報が意図せず入っていることがあります。
共同制作の写真や、依頼された仕事の実績を紹介するときは、公開してよい範囲を確認します。SNSに一度載せたことがある写真でも、別の使い方で条件が変わる場合があります。使う素材を選び、スマホで表示したときの切り取り方も確かめると、見やすさと情報の扱いを一緒に整えられます。
PDFは、配布用をつくる
会社紹介や資料を渡すなら、公開用の版を別に用意する方法が役立ちます。顧客名、個別の数字、内部の説明、コメントなどを確認してから、Driveなどへ置きます。資料の最後まで見直し、ファイル名だけでなく内容が今回配りたいものになっているかを確かめましょう。
共有リンクを「リンクを知っている全員」にする場合は、リンクが転送された先でも開けることを考えます。誰でも開ける資料だけをその設定にしてください。限定した資料なら相手を指定した共有を選びます。相手が開けない画面をなくすために、機密資料を一般公開へ変えないことが大切です。
相手の名刺も、目的に沿って
スマメイ帳へ保存する名刺は、会った人が公開している情報です。公開されているから、別の目的へ自由に集め直してよいという意味ではありません。連絡先を一斉送信や営業リストへ使う前提ではなく、会った相手とのやり取りに必要な形で扱ってください。
カードをかざしただけで相手の情報がこちらへ送られる仕組みではありません。自分のマイメイを見せることと、相手の名刺を受け取ることは別の操作です。相手が保存するかどうかも本人が選びます。自動登録を前提にせず、会話の中で自然に渡すことが、安心して使いやすい名刺交換につながります。
ログイン情報は渡さない
資料を見せるために、Googleやスマメイのパスワードを相手へ教える必要はありません。Appleの確認コードや、メールの認証用リンクも、他の人へ渡さないようにします。共有リンクとログイン情報は別です。資料が開けないときは、権限の設定を見直すか、適切な共有方法を選びましょう。
サポートへ問い合わせる場合も、パスワードや決済情報を送る必要はありません。何の操作をしたか、どんなメッセージが出たかを、秘密情報を含めず伝えます。スクリーンショットにメールアドレスや契約の識別情報がある場合は、必要な範囲を確認してから送ってください。
非公開と削除は違う
マイメイを非公開にすると、公開ページの閲覧を止めます。プロフィールやアカウントを削除する操作ではありません。内容を整えてから再公開したいときは、非公開で編集し、確認して戻せます。使うのをやめたい場合は、契約の解約と、アカウント削除を別に考えます。
退会で自分のプロフィールやスマメイ帳を削除しても、相手がすでにダウンロードした連絡先や資料まで、相手の端末から消せるわけではありません。外部資料の公開も、保存先で別に止める必要があります。公開前に情報を選ぶことが、あとで消せないものを増やさないためにも役立ちます。
気になる内容を見つけたら
不適切な公開内容や、自分の情報が意図せず使われている場合は、通報や問い合わせの窓口を確認してください。状況を説明するときは、対象のページと問題のある部分が分かるように伝えます。第三者の個人情報や機密資料を必要以上に送らず、確認に必要な範囲へ絞ります。
自分のスマメイ帳では、不要な名刺の削除やブロックを選べます。自分の一覧から外すことと、運営へ問題を知らせることは目的が違います。対象と操作を画面で確認して進めましょう。問題のページを別の人へ広めるより、必要な窓口へ知らせる方が確認につながります。
便利さと、範囲を一緒に考える
相手が知りたい情報をすぐ開けることは、名刺を使いやすくします。その便利さは、何でも公開することから生まれるわけではありません。名前、活動、公開用の連絡先、配布してよい資料を選び、必要な入口を分かりやすく置くと、相手も迷いません。
公開情報でも、人の情報であることを忘れずに扱います。載せる前、資料を差し替える前、相手へ連絡する前に、ひと呼吸だけ確認する。スマメイの機能だけで情報の安全がすべて保証されるとは考えず、自分が公開する内容と共有の条件を理解して使ってください。
問い合わせ用の一つを決める
何でも公開する代わりに、公開用の連絡先を一つ決める方法があります。仕事用のメールや、お店の問い合わせページなど、自分が対応できる入口を選びます。詳しい住所や私用の電話を載せなくても、相手が連絡できる形は作れます。用途に合う情報を選ぶことから始めましょう。
連絡先を変えたときは、マイメイだけでなく資料やメール署名も確認します。以前のアドレスへ送った人が迷わないよう、必要な相手へ変更を伝えることも考えます。情報を少なくすることと、相手を困らせることは同じではありません。必要な連絡先がはっきりしていれば、初めての相手にも使いやすい名刺になります。
