安心して使う公開前に、リンクを一つずつ歩く
プロフィールに載せたSNSや資料が、相手の端末で本当に開けるか。
プロフィールのリンクは、入力欄に正しい文字列が入っているだけでは完成しません。SNSの公開範囲、資料の閲覧権限、移動したページの転送先は、スマメイの外側で変わります。相手に渡す前に公開ページから一つずつ歩くと、気づきにくい「見られない」を減らせます。
まず、相手の立場で開く
編集画面や自分のログイン状態では開けても、相手には権限がないことがあります。公開ページを開き、そこからSNS、予約ページ、資料へ進みます。可能ならログインしていないブラウザでも試してください。表示までに別アカウントのログインを求められる資料は、誰に渡すかを見直す必要があります。
閲覧できることと、公開してよいことも別です。社内向けの資料、相手の連絡先が入ったファイル、非公開の写真を、リンクを知る人全員が開ける設定に変える前に確認しましょう。必要な人だけに渡す資料は、一般公開ページへ載せず、個別の共有方法を選びます。
外部サービスの権限を確かめる
たとえばGoogle Driveでは「制限付き」と「リンクを知っている全員」で閲覧できる人が異なります。スマメイにURLを載せても、元ファイルの権限は自動では変わりません。共有したい相手と閲覧範囲を決め、Drive側の設定を確認します。組織のアカウントでは、管理者のポリシーで外部共有が制限される場合もあります。
資料を更新するときは、同じリンク先を更新するのか、新しいリンクへ差し替えるのかを決めます。元のファイルを削除したり、権限を閉じたりすれば、公開ページからの入口も使えなくなります。公開ページの編集と外部資料の管理は別の作業として、変更後に必ず再確認しましょう。
押した先の表示まで確かめる
SNSはユーザー名の変更やアカウントの停止で、以前のリンクが別の表示になることがあります。予約サイトや問い合わせフォームも、終了したメニューや古い営業時間が残る場合があります。リンクの文字だけを眺めず、実際に押して最終的にどの画面が出るかを確認します。
表示名は「詳細はこちら」だけにせず、「作品を見る」「予約する」「会社案内を読む」など行き先が分かる言葉にします。相手が押す前に内容を予想できれば、不要な行き来を減らせます。公開前の確認では、表示名と移動先の内容が一致するかも見てください。
更新のきっかけを決めておく
毎日すべてを点検する必要はありません。所属や担当が変わったとき、イベントが終わったとき、資料を差し替えたときには、公開ページから一巡する習慣をつくります。名刺のURLが変わらなくても、案内先の内容が古ければ、受け取った人に誤った印象を与えます。
チームで使う場合は、共通情報を変更したあとに各名刺の公開内容を確認します。誰が資料の共有権限を持つかも明確にします。名刺の管理者と外部サービスの管理者が違うなら、リンク切れを見つけたときの連絡先を決めておくと修正が進みます。
