仕事会社の人なら、ここを整える
部署、役職、会社サイト。公開してよい仕事の情報を、自然にまとめる。
仕事で名刺を使うなら、名前だけでは相手が困ることがあります。どの会社の、どの部署の人か。何を担当していて、どこへ連絡すればよいか。スマメイには、会社、部署・所属、役職・肩書き、会社サイトや連絡先を登録できます。会社の人が使いやすい形にしつつ、内部資料や公開したくない情報は、名刺へ載せる内容と分けましょう。
名刺にある情報から始める
まずは、普段の紙の名刺に載せている名前、会社、部署、役職、公開用の連絡先から考えます。会社のルールがある場合は、同じ表記にそろえると扱いやすくなります。デジタルだから特別に情報を増やすのではなく、すでに仕事で紹介している内容を見やすくまとめるところから始めましょう。
部署と役職は、似ていても役割が違います。「営業部」は所属、「課長」は役職です。両方が分かると、相手が誰へどんな用件を伝えるか判断しやすくなります。役職がない人も、担当の仕事が分かる短いひとことを選べます。肩書きを大きく見せることより、会話の相手が分かることを大切にします。
連絡先の使い分けを決める
会社の代表番号、直通番号、携帯、メール。載せられる連絡先を全部入れる前に、相手がどれを使えばよいかを考えます。よく使う連絡方法を分かりやすい名前で置くと、問い合わせの行き先が迷いません。内線が必要な場合は、番号の扱いも確認しておきましょう。
個人の電話番号やメールを、仕事の名刺に必ず載せる必要はありません。会社が認める公開用の窓口を選びます。ページは、URLを知る人が後から開くこともできるので、会った相手にだけ口頭で教えたい連絡先とは分けて考えてください。公開する範囲を先に決めると、入力を迷いにくくなります。
会社サイトは、入口を選ぶ
会社のトップページだけでなく、担当するサービスの公開ページへ案内すると、相手が知りたい内容へ進みやすくなります。関連サイトの名前は「会社のご案内」「サービス紹介」など、何が開くか分かる言葉にします。社内で呼んでいる略称が相手へ伝わるかも見直してみましょう。
URLは、公式の公開ページを使います。社内システムのアドレスや、ログインが必要な管理画面を載せても、相手は見られません。共有先を限定した資料は、その条件に合わせて別に渡します。スマメイにリンクを登録したことだけで、会社のシステムの閲覧権限が相手へ付くわけではありません。
会社のルールを先に確認
会社情報やロゴ、実績、資料を公開する場合は、会社のルールに沿って扱います。自分が作った資料でも、会社の仕事で作った内容を自由に公開できるとは限りません。使用する写真やロゴ、顧客名、取引内容について、公開してよい範囲を確認してください。
「会社の名刺に同じ文字があるから、デジタルでも全部同じ条件でよい」と決めつけないことも大切です。公開ページはリンクを転送される可能性があります。特に住所や電話など、公開用と社内用の情報が混ざっていないかを見直します。迷う情報は、載せる前に社内の窓口へ確認しましょう。
資料は、公開用を別に
会社紹介や一般向けのサービス案内なら、関連サイトに資料をまとめられます。Google Driveなどの共有リンクを使う場合は、公開してよい資料だけを選び、閲覧の権限を設定します。顧客ごとの提案、見積もり、契約内容、社内の数字を一緒に置かないようにしてください。
同じフォルダに資料を入れていると、共有する範囲を広げたときに別のファイルも見える場合があります。公開用の置き場所を分け、相手が押すリンクを一つずつ確認すると安心です。相手が開けない場合も、原因を見ずに「全員が見られる」に変えるより、資料に合う共有方法を選び直しましょう。
写真にも、公開の確認
本人の顔写真を載せると、あとで名前を思い出す手がかりになります。ただし、会社の会議室やホワイトボード、他の人の顔、画面の情報が背景に写っていないか確認してください。自分を紹介する写真に、別の人や会社の内部情報が意図せず入ることがあります。
スマホで表示される範囲も見直します。編集時に見えている写真と、丸く切り取った表示では印象が変わります。顔が小さすぎないか、明るさが足りるかを確認しましょう。写真を載せない選択もできます。必須でない情報は、仕事の使い方と公開したい範囲に合わせて選んでください。
異動したときの更新
部署や役職が変わったら、連絡先や関連資料も合わせて見直します。名前の下だけ直して、会社サイトや紹介文に古い担当が残っていることもあります。公開ページを相手の読む順番でひと通り見て、新しい内容へそろえましょう。固定カードURLで案内していれば、内容更新のたびにカードを再書き込みする必要はありません。
会社を離れるときは、会社の資料や窓口を載せたままでよいか、社内ルールに沿って整理します。以前の名刺画像やダウンロードされた連絡先は、自分の更新だけでは相手の端末から変わりません。必要な相手には、適切な方法で変更を知らせることも考えましょう。
ひとりの利用と、会社全体の利用
初期版のスマメイは、一つのアカウントで一つのマイメイを使う形です。社員全員のプロフィールを管理者が一括で変更する機能や、社内の顧客管理へ自動連携する機能を、標準で備えているわけではありません。個人のマイメイを会社の共有アカウントとして使う前提にはしないでください。
社員向けの運用、まとめて用意するカード、独自の管理画面や既存システムとの連携が必要なら、企業向けの相談として条件を整理します。誰が内容を編集するか、異動や退職でどう止めるか、公開情報の承認をどうするかなど、人数だけでなく運用の違いを考えることが大切です。
仕事の情報でも、個人情報
会社名や役職と結び付いた名前、顔写真、連絡先は、仕事用でも人に関わる情報です。「すでに公開されているから、何に使ってもよい」という意味ではありません。スマメイのマイメイには、自分が公開する内容を選び、相手の名刺を保存するときも目的に沿って扱います。
公開の範囲を絞ることで、使える場面が減るとは限りません。必要な情報が分かりやすくそろっていれば、相手は連絡しやすくなります。会社での肩書きと、自分ができる仕事、その先の連絡先。この三つを自然に見せることから、仕事で使うマイメイを整えてみてください。
役職がなくても、担当は伝わる
会社で働いていても、役職名がない人はいます。無理に肩書きを作るより、部署や担当する仕事を自然に書く方が、相手へ伝わります。「店舗のご案内を担当しています」「採用窓口」のように、会社で認められた表記の範囲で選びましょう。役職の欄があることは、役職を必ず持つ必要があるという意味ではありません。
逆に、役職が長い場合は、文字を詰め込みすぎず確認画面で読みやすさを見ます。会社名と部署と肩書きが重なると、一番知りたい名前が見えにくくなることがあります。まず相手が会った人だと分かり、そのあと所属と担当へ進める順番を考えてください。仕事の内容が伝わる情報を、公開してよい範囲で整えることが基本です。
