活用プレゼンの続きを、手元へ
GoogleスライドやPDFを使って、会場から帰ったあとも読める資料を渡す。
発表の最後にQRを映す、打ち合わせでカードを見せる、終了後にマイメイのリンクを送る。スマメイは、プレゼンのあとに資料を渡す入口として使えます。スライドをそのまま見せたいのか、読み返せるPDFを渡したいのかによって、準備する形は少し違います。聞いてくれた人が、どこから続きを読めるかを先に決めておきましょう。
発表用と、配布用を分ける
発表中は、話を聞きながら見てもらうために、文字を少なくしたスライドが向いていることがあります。一方、帰ってから資料だけ読む人には、短い補足や具体例が必要です。発表用のままでは「この図は何の話だったかな」と迷う部分がないか、配布前に一度読み返してみてください。
すべての説明を文章へ書き起こす必要はありません。各章の最初に要点、図のそばに短い意味、最後に連絡先を加えるだけでも、読み返しやすくなります。会場で話した内容と、持ち帰って読んでもらう内容の役割を分けると、資料がただのスライドの束で終わりにくくなります。
Googleスライドを共有する
Googleスライドを使っているなら、資料の共有画面から閲覧用のリンクを作れます。共有範囲を選び、相手に必要な権限を設定してください。公開してよい資料ならリンク共有という方法があります。社内発表や特定の相手への提案なら、相手を指定する共有にして、一般公開の資料と分けます。
「編集者」にすると、見るだけの相手にも内容を変える権限を渡すことになります。配布用なら、まず閲覧の用途に合う設定を選びましょう。共有リンクをマイメイの関連サイトへ登録しても、スライド側の権限が自動で調整されるわけではありません。保存先の設定と、案内するリンクの両方を確認します。
広く見せるなら公開という方法も
Googleスライドには、ウェブへ公開する機能もあります。パソコンで資料を開き、ファイルの共有メニューから「ウェブに公開」を選び、表示や自動送りの設定を決めて公開リンクを作る方法です。通常の共同編集用リンクとは別の見せ方なので、何を公開しているかを確認して使いましょう。
仕事や学校のアカウントでは、組織の設定で公開機能を使えないことがあります。また、公開した資料の内容変更が、公開版にも反映される場合があります。個別の提案を後から同じファイルへ追加すると、公開先へ見えてしまうことも考えられるので、公開用の資料は別に用意すると扱いやすくなります。
PDFにするなら、余計な情報を外す
スライドをPDFへ書き出す方法なら、相手はページを順に読めます。書き出したPDFをDriveなどへ置き、共有リンクをマイメイへ登録します。資料をスマメイへ直接アップロードするのではなく、外部の保存先へ案内する方法です。公開資料を扱うフォルダを分けると、配布するものを選びやすくなります。
資料の本文以外にも注意しましょう。発表者用のメモ、社内コメント、顧客名、未公開の数字、写真の使用条件などを見直します。発表で映したから、そのまま不特定の人へ配ってよいとは限りません。録画や写真を紹介する場合も、写っている人や素材の公開について確認しておきます。
マイメイの入口は短く
関連サイトのタイトルは「今日のスライド」「講演資料」「サービス紹介」など、発表の場で使った言葉とそろえます。日付が大切なら「10月10日の資料」のように加えます。ファイル名が長くても、ボタン名まで長くする必要はありません。聞いていた人が、どれを押せばよいか分かることを優先します。
資料の種類が複数あるなら、「スライド」「配布用PDF」「参考リンク」と分けると選びやすくなります。ただし、同じ内容のリンクを何本も並べると迷います。まずは一番見てほしい資料を決め、そのほかは本当に必要かを考えましょう。マイメイは資料置き場の一覧ではなく、相手が進むための案内です。
会場の最後に、ひと呼吸
発表の最後にQRを映す場合は、相手が読み取る時間を少し取ります。すぐ画面を閉じたり、次のページへ送ったりすると、撮影できない人が出ます。「資料はこちらから開けます」と一言伝え、読み取れない人にもリンクを後で渡せる方法を用意しておくと親切です。
QRは、実際に使う画面や投影サイズで確認してください。手元のパソコンでは読めても、会場の後ろからは小さすぎることがあります。配布資料にもリンクを載せるなら、そのURLが合っているかを確かめます。大きな見出しと、開く内容が分かる短い名前を添えるだけでも、案内しやすくなります。
ログインなしで開くか確かめる
公開配布用の資料は、ログインしていないブラウザからも試しましょう。自分が編集できることと、参加者が見られることは別です。共有設定の間違いに当日気づくと、発表のあとに権限の問い合わせが続くことがあります。マイメイの公開ページから、資料まで一度たどって確認しておきます。
資料を限定共有する場合は、参加者へ必要な条件を短く伝えます。会場にいる全員へ見せる資料と、申し込み済みの人だけへ渡す資料は、同じ入口にする必要がありません。権限をなくすことより、渡したい相手が迷わず開ける設定になっていることを確かめてください。
あとで変えられる部分を選ぶ
発表後に誤記を直すなら、どこを更新するかを考えます。元のスライド、公開版、書き出したPDFは同じものとは限りません。スライドを直しても、すでに書き出して配ったPDFが自動で変わるわけではありません。更新後のリンクが別になったら、マイメイの関連サイトも差し替えます。
参加者がすでに保存した資料も、自分の更新だけでは書き換わりません。大切な訂正がある場合は、必要な相手へ知らせることを考えます。表紙や最後のページに資料の日付を入れておくと、どの版を見ているか分かりやすくなります。公開内容を育てることと、以前渡した資料を扱うことを分けましょう。
次の会話につながる一枚
資料の最後には、連絡先や関連する活動の入口を置くと、質問したい人が迷いません。マイメイには、自分が実際に対応できる連絡方法を登録します。講演資料を見る人に、関係のないSNSをすべて案内するより、質問や仕事の相談へ進める一つを選ぶ方が自然です。
「資料を配り終わった」で終わらず、相手が後から読み返し、必要なら質問できる形にします。スマメイのカード、QR、リンクは、発表の続きを渡す入口です。何を覚えて帰ってほしいか、どこで続きを見てほしいかを考えると、資料の作り方も案内の言葉も決めやすくなります。
録画や参考サイトも、選んで添える
発表の録画を公開している場合は、関連サイトへ動画のリンクを置く方法もあります。長い録画なら、どんな内容が見られるかを短く添えると、相手が見るか決めやすくなります。資料、録画、参考サイトを一度に並べる場合も、一番見てほしいものが分かる名前にしておきましょう。
録画を公開する前には、登壇者だけでなく、会場や参加者が映っている範囲、使用した画像や音声の条件も確認します。資料を配れることと、発表全体を不特定の人へ公開してよいことは別です。公開できるものを選んで案内すれば、会場にいなかった人へも、伝えたい内容を無理なく渡せます。
